みなさんこんにちは、涅槃ぶろぐのモロです。
今回は「仕事におけるAI活用」のお話でもしてみようかと思います。
みなさんは仕事にAIとかって活用していますか？
これからの時代AIを活用できるかできないかで、結構仕事の効率が変化すると思うので、もしよかったら見てみてください。
AIの活用
私が仕事の中で主に活用しているAIはChatGPTです。
以下がざっくりとした用途ですが
・メールの文面作成
・書類のたたき台作成
・文章の添削
・アイデア出し
こんなところです。
仕事をしていると、メールでやりとりする場面が結構出てきますよね。
例えば、お客さんとか上司とかにメールを送るときって、結構神経を使うわけですよ。
「失礼な表現になっていないかな？」とか「この言い回しで合っているかな？」とか「誤字はないかな？」とか。
ずっと思ってたんですけど、こういうのってめちゃくちゃめんどくさいんですよね。
個人的にですが、本当にどうでもいいと思っています。
大事なのは気持ちですよ、気持ち。
誤字があろうが、丁寧に送ろうとしている気持ちが伝われば、なんでもいいじゃないですか。
でも、世の中的には違うんですよね。
誤字があると「失礼だ」とか言われてしまうので、こういうときにChatGPTに文章を作ってもらいます。
本当にあっという間にメールの文章を作ってくれるので、めちゃくちゃ助かっています。
ただ、ChatGPTの活用にもポイントというかコツみたいなものがあると思っていて、そこを押さえておかないと、欲しい回答をもらえないこともしばしばです。
ChatGPTを活用する時のコツ
ChatGPTに指示出しする時に必要なのは、
・必要な情報を与える
・明確にやってほしいことを伝える
という感じですかね。
例えば、自分の仕事でお客さんからクレームが届いたとします。
そこで「顧客のクレーム対応のメールを作成して」と言っちゃいそうなんですが、これだと良い回答をくれません。
なるべく、人と会話する時のように細かく情報を与えるのがコツです。
・状況説明
・今後の対応について
・上記以外に伝えたいこと
みたいな感じで情報を与えてあげます。
情報をなるべく細かく伝えてあげること
例えばですが、私だったら以下のように指示出しします。
お客さんからクレームが入っちゃったんだけど、以下の内容を参考に謝罪のメールを作成してくれないかな？
・購入された商品と違う商品を発送してしまった。
・商品を着払いで送ってもらえれば、正しいものを送る。
・返金を希望の場合は、商品を伝票と一緒に返送してもらえれば対応する。
（ただし、未使用品に限る）
・今後このようなことが無いように検品体制を整えていく
みたいな感じです。
参考までにそれぞれの指示に対する回答を比較してみましょう。
「顧客のクレーム対応のメールを作成して」
件名：この度のご不快な思いに関しまして、深くお詫び申し上げます
〇〇様
平素よりご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
〇〇（会社名・サービス名）の〇〇（あなたの名前）でございます。
この度は、当サービス（もしくは当社対応）において〇〇様にご不快な思いをおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
（※ここに具体的なクレーム内容に対する謝罪と状況説明を入れてください。例：
「ご指摘いただきました〇月〇日の〇〇の件につきまして、当社の確認不足によりご迷惑をおかけしましたこと、深く反省しております。」）
現在、同様の事象が再発しないよう、社内での確認体制の強化および改善策を進めております。
また、〇〇様にはお詫びの気持ちとして〇〇（返金・代替品・割引など）をご案内させていただきたく存じます。
今後はこのようなことがないよう、より一層のサービス向上に努めてまいります。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
お客さんからクレームが入っちゃったんだけど、以下の内容を参考に謝罪のメールを作成してくれないかな？
・購入された商品と違う商品を発送してしまった。
・商品を着払いで送ってもらえれば、正しいものを送る。
・返金を希望の場合は、商品を伝票と一緒に返送してもらえれば対応する。
（ただし、未使用品に限る）
・今後このようなことが無いように検品体制を整えていく
件名：誤配送に関するお詫びとご対応のお願い
〇〇様
平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
〇〇（あなたの会社・店舗名）の〇〇と申します。
この度は、当店よりお届けした商品に誤りがあり、〇〇様にご迷惑とご不快な思いをおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
お届けすべき商品とは異なる商品を発送してしまったことを、確認いたしました。誠に申し訳ございません。
つきましては、誤ってお届けした商品を【着払い】にてご返送いただけますようお願いいたします。
商品が当店に到着次第、正しい商品を速やかに発送させていただきます。
なお、もし返金をご希望される場合は、お手数をおかけいたしますが、未使用の状態で商品および同梱されていた伝票を一緒にご返送くださいませ。
確認後、返金処理をさせていただきます。
このようなミスが再発しないよう、今後は検品・発送体制を見直し、再発防止に努めてまいります。
改めまして、この度は多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
何卒ご容赦くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
どうでしょうか、結構違いますよね。
AIも人の考えまでは読めない
いくらAIとはいえ、人の心や考えていることまで読み取って、適切な回答をくれるわけではないんですよね。
だからこそ、必要な情報は与えてあげないといけないし、こちらの要望も明確に伝えないといけない。
そういう意味では、人とのコミュニケーションと同じなんですよね。
「いやいや、この情報だけでなにしたらええねん。」みたいなことが、仕事をしていると良く発生しますが、これはたぶんAIも同じことを感じていると思います。
(感情はないことが前提ですが)
つまり、土台の感覚として「言わなくてもわかるでしょ」みたいな感覚を持っていると、AIをうまく使いこなせないということですね。
まとめ
ChatGPTなどのAIはかなり優秀なんですが、全ての人が優秀なパートナーとして機能させられるわけではないと思っています。
AIで仕事を効率化しようと思うと、「指示出し」と「情報提供」をしっかり行う必要があります。
でもそれができれば、情報を構成して文章を作ったり、整理したりする時間が大幅に削られます。
AIによる業務の効率化と浮いた時間の活用がこれからのテーマになりそうですよね。
この記事が誰かの参考になれば幸いです。
それでは、また。