みなさんこんにちは。
今回は精神探究について書かせてください。
みなさんは日々のタスク管理や考えをまとめることに苦手意識はありませんか？
今日は私が行なっている頭の中の整理と環境の整理との関連性についてお話したいと思います。
１．頭の中が散らかるのはなぜ？
頭の中が散らかっている状態は言い換えると脳の情報処理が間に合っていないということだと思います。
いまいちピンとこない方もいると思うので、パソコンに例えてみたいと思います。
パソコンでエクセル、ワード、youtube、その他諸々を同時に動かしていると急に動作が重くなって止まったりする経験はないですか？
これがパソコンにおける情報処理が間に合っていない状態です。
パソコンも人間の脳もそれぞれにスペックがあって、同時に処理できる量というのが決まっていると思います。
例えば「日記をつける」という動作を行うのは難しく無いですよね。
でも「足踏みしながら日記をつける」になるとどうでしょうか？
慣れていないというのもありますが急に難しくなると思いませんか？
動作単体で見ると「日記をつける」「足踏みをする」という簡単な動作なんですが、二つ同時となると急に脳での処理に負担がでてきてしまうんです。
頭の中が散らかっていたりタスクの処理がうまくいかないときはこの状況になっていることが多いです。
日常生活を振り返ったとき、完全に個人単位で活動しているときは頭の散らかりを感じることなく生活を送れていると思います。
例えば朝起きて朝食を摂って、歯を磨いて、着替えて、仕事にいく。シンプルですよね。
しかし「人との関わり」が出てくると途端に「情報処理の量が多くなる」というのを感じたことはないですか？
この人は何を感じているんだろう？
こんな言い方をしたら失礼かな？
上司は今忙しいかな？
人との関わりの中では無意識に処理しないといけない情報がたくさん舞い込んできます。
タスク処理をスムーズに行うためには一体どうしたらいいのでしょうか？
２．自分が身を置く環境との関連性
脳の情報処理量と自分が身を置く環境は深いつながりがあると思います。
例えば嫌いな人がいたり、快適な気持ちで過ごせる場所かというのも大きく関わってくると思います。
「今すぐセロテープが欲しいのにセロテープはどこにあるの！？」こんなときめちゃくちゃイライラしませんか？
人は無意識のうちにたくさんの情報を処理しています。
好きな人から何気なく言われた一言がなんとなく引っかかったり、嫌いな人の視線がなんとなく気になったり。
今やらないといけないことが目の前にあるはずなのに、無関係な物事が視界を遮ってくるような経験がみなさんにもあるかと思います。
あらゆる面においてスムーズに生きるためには精神的にも環境的にも整理整頓が必要だと私は考えます。
人間関係が拗れるとタスク処理にも影響しますし、単純に環境が乱れていると物の置き場所がわからなかったり不必要な時間や労力を使うことになります。
精神的な安定と身を置く環境の整理整頓ができれば頭の中に余分な情報が割り込んでくる確率をグッと下げることができます。
もし作業効率を上げたければまずは手をつけやすい環境の整理整頓から始めてみるのがおすすめです。
３．頭の中を整理するコツ
では次に頭の中を整理するコツについて共有したいと思います。
これについては私が実践していることなので正解とは言い難いですが、少なくとも実践してからのタスク処理能力は上がった感覚があります。
もしよければ参考にしてみてください。
①タスクを書き出す
②優先順に並べ替える
③期限から逆算してそれぞれに充てられる作業時間を割り出す
④優先事項から処理していく
①タスクを書き出す
私が普段から意識していることとして「記憶」は脳以外に頼むということです。
タスクを記憶しながらタスクを処理すると、どこかでエラーが起きやすくなるので紙か電子メモでもいいのでこれからやらないといけないことを書き出します。
脳はタスク処理だけに使えるようにするのがオススメです。
②優先順に並べ替える
優先順を考える上で重要なのが︎
・処理にどれだけ時間がかかるか︎
・タスク処理の期限︎
・人の手が必要かどうか
の3つのポイントです。
処理に時間がかかるものは必然的に早めに取り掛からないといけませんし、その他のタスクと並行して処理できないレベルであれば初期段階で人の手を借りる必要があります。
またタスク処理の期限が早いものは優先度があがりますよね。
その他、他部署などでしか知り得ない情報などはそれに気付いた段階で協力依頼をするのがベターです。
期限ギリギリになってから急かすように情報を求めると相手の予定を狂わせてしまいますしなるべく早くに尋ねるようにするといいと思います。
③期限から逆算してそれぞれに充てられる作業時間を割り出す
ざっくりでもいいのでタスク処理に充てられる時間を割り出してみましょう。
ここでタスク処理に無理が見えてくることもあります。
そう言う場合は遠慮なく周りに頼っちゃいましょう。
個人単位でのタスク期限を把握しておくことでペース配分する力が身につきます。
④優先事項から処理していく
もうあとは上記の①〜③で割り出した優先順にタスクを処理していくだけです。
環境や精神的な阻害要因がなければ、タスク処理に集中できますし、より正確に自分のタスク処理能力を測ることができます。
自分のタスク処理能力を超えてタスクを抱えると結果的に周りに迷惑をかけてしまったりします。
チームで協力しながら仕事をする場合などは自分のタスク処理能力をしっかり把握した上で、うまく周りに協力してもらいながら作業に取り組むのがいいと思います。
上記ではタスク処理について書きましたが、自分の能力を把握して自分にとって効率の良い方法がわかれば、頭の中の整理をつける方法がわかってきます。
例えば人に難しい話をするときなど相手の理解に合わせて段階的に説明をする必要が出てくると思いますが、自分の頭の中で考えをまとめて順序を組み立てる力で応用が効きます。
ここについてはまた改めて記事にしてみようと思います。
４．まとめ
いかがだったでしょうか。
タスク処理が得意な人と苦手な人ではタスク処理にかかる時間が違うので、言い換えると「人生で自由に使える時間が変わる」ということになると思います。
タスク処理はしないといけないことだと思いますが、なるべくそこには人生の時間を多く使いたくないですよね。
人生をより有意義なものにするためにも自分なりタスク処理を効率的に行う方法を確立しておくのは大切だと思います。
この記事が誰かのお役に立てると幸いです。それでは素敵な人生を。
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